Datenschutzrichtlinie des Chorverbandes Westerwald

Der Verein "Chorverband Westerwald" nimmt den Schutz personenbezogener Daten seiner Mitglieder und seiner Partner ernst; er hat durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass die gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz sowohl von ihm als auch von externen Dienstleistern beachtet und eingehalten werden. Die Beachtung dieser Verpflichtung wird vom Verein regelmäßig kontrolliert. Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Weitergabe von Daten erfolgt zum einen mit Einverständnis des Dateninhabers, andererseits ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der Pflichten des Vereins. Die Weitergabe an Dritte erfolgt nur aus zwingenden Gründen und im Interesse des Vereins. Das betroffene Vereinsmitglied hat jederzeit die Möglichkeit, sich über die Verwendung und den Verbleib seiner geschützten Daten zu informieren; er hat Anspruch auf Dokumentation der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen in Bezug auf ihn. Er hat das Recht, jederzeit eine erteilte Einwilligung zu widerrufen und die Löschung seiner Daten zu verlangen, Art. 17 DS-GVO.

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

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Partner des Vereins und Dritte werden durch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch die Verantwortlichen des Vereins in gleicher Weise geschützt. Es findet kein Verkauf oder keine unentgeltliche Weitergabe von Daten Dritter oder Partner des Vereins statt, es sei denn, es läge eine entsprechende Einwilligung vor.

Bei der Einschaltung externer Dienstleister, denen personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt werden müssen, ist durch Abschluss eines entsprechenden Vertrages sichergestellt, dass die Datenschutzbestimmungen in gleicher Weise auch vom beauftragten Unternehmen eingehalten werden.

Im Fall des Widerrufs oder der Anzeige von falsch erhobenen Daten werden diese sofort gelöscht, Art. 21, 18 DS-GVO. Auf das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG) wird ausdrücklich hingewiesen.

Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

Zu Fragen des Datenschutzes und Datenverarbeitung in unserem Verein können Sie sich an Raimund Schäfer, Bergstraße 11a, 56412 Ruppach-Goldhausen wenden.

Allgemeine Datenschutzbestimmungen (Datenschutzrichtlinie) für den Chorverband Westerwald e. V.

A. Grundsätze der Datenverarbeitung im CHORVERBAND WESTERWALD E. V.

1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Datenschutzrechts ist der Chorverband Westerwald e. V. Informationen zu den vertretungsberechtigten Personen im Sinne des § 26 BGB finden Sie auf unserer Internet-Seite unter http://chorverband-westerwald.de/index.php/cvwesterwald/vorstand.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

3. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
• Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
• Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, besteht das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, hat jeder Betroffene das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert? 

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z.B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Selbstverständlich kann jederzeit durch den Betroffenen eine Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden.

5. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe von organisations- und personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung.

Bei Vorliegen einer Einwilligung beschränkt der Chorverband Westerwald e.V. die Weitergabe auf Anbieter von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die dem Satzungszweck des Chorverbandes Westerwald entsprechen, sowie auf nicht-kommerzielle Veranstalter von Chorwettbewerben.

6. Elektronische Datenverarbeitung

Der Chorverband Westerwald verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in Rechenzentren auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland.

7. Rechte der Betroffenen

Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jede Person insbesondere die folgenden Rechte:

1. das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,
2. das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,
3. das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,
4. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,
5. das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO und
6. das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO.

Bei einer Auskunftsanfrage bitten wir um Verständnis dafür, dass wir Identitätsnachweise verlangen.

8. Umgang mit Daten durch Organe, Beauftragte und Mitarbeiter

Den Organen des Chorverbandes Westerwaldes e.V., allen Beauftragten oder sonst für den Chorverband Westerwald Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen hinaus.

9. Beschwerdestelle

Es besteht das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz
und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz

B. DATENERHEBUNG, -SPEICHERUNG, -VERARBEITUNG UND -NUTZUNG IM RAHMEN DER MITGLIEDSCHAFT

1. Im Auftrag des Chorverbandes Rheinland-Pfalz erhebt, speichert, verarbeitet und nutzt verpflichtend zu Beginn und während der Mitgliedschaft von den Mitgliedsvereinen/-organisationen der Chorverband Westerwald e.V. gemäß Satzung des Chorverbandes Rheinland-Pfalz nachstehende Daten zur Erfüllung des durch die Mitgliedschaft begründeten Rechtsverhältnisses. Die in diesem Zusammenhang nachstehend bezeichneten personenbezogenen Daten werden auf der Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 b) erhoben, gespeichert, verarbeitet und genutzt (Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen).

a) Organisationsbezogene Daten

1. Name der Mitgliedsorganisation
2. Anschrift, Telefonnummer und elektronische Adresse (E-Mail-Adresse) der Mitgliedsorganisation
3. Angaben über die Rechtsform (z. B. eingetragener Verein, nicht eingetragener Verein, Körperschaft öffentlichen Rechts, Stiftung etc.)
4. Angaben über eine gültige Befreiung von der Körperschaftssteuer im Sinne der §§ 51-68 AO (Steuernummer, Datum des Freistellungsbescheides)

b) Beitragsrelevante und statistische Daten auf Organisationsebene

1. Angaben über die Zahl der aktiven Mitglieder der Mitgliedsorganisationen, getrennt nach Geschlechtern und Altersstufen
2. Angaben über die Zahl der inaktiven/fördernden/passiven Mitglieder

c) Statistische organisationsbezogene Daten auf Gruppenebene

1. Angaben über die Zahl der aktiven Mitglieder in gemeldeten (Chor)Gruppen eines/einer Mitgliedsvereines/-organisation, getrennt nach Geschlechtern und Altersstufen
2. Angaben über musikalische Genres auf der Ebene der (Chor)Gruppen
3. Angaben über die Gruppenart (z. B. Männerchor, Frauenchor etc.)

d) Personenbezogene Daten auf Organisations-/Vereinsebene

1. Name, Anschrift, Telefonnummer und Email-Adresse mindestens eines gesetzlichen Vertreters des/der Mitgliedsvereins/-organisation
2. Name, Anschrift, Telefonnummer und Email-Adresse der in der Organisation tätigen musikalisch/künstlerisch verantwortlich tätigen Personen (Chorleiter)
3. im Ehrungswesen: Name, Anschrift und Vereins-/Organisationszugehörigkeit des zu Ehrenden

2. Die Mitgliedsvereine/-organisationen sind zur umgehenden Aktualisierung der in Abschnitt 1 a) und d) beschriebenen Daten verpflichtet. Im Rahmen der jährlichen Bestandserhebung sind alle Mitgliedsorganisationen/-vereine im Rahmen der Festlegungen des Chorverbandes Rheinland-Pfalz zur Angabe der unter 1 b) und 1 c) definierten Daten verpflichtet.

3. Die Erhebung der unter 1. bezeichneten Daten erfolgt elektronisch über die Verbandssoftware des Chorverbandes Rheinland-Pfalz „IntelliVerband“. Die Mitgliedsorganisationen/-vereine erhalten einen elektronischen Zugang.

4. Der Chorverband Westerwald e.V. verarbeitet und nutzt die in IntelliVerband über ihre Mitgliedsvereine/-o rganisationen erhobenen und gespeicherten Daten.